想飛 JOE要勇敢追

Chap 9 HR Management

l         HR Management

n     Includes the processes that organize, manage and lead the project team. 

n      Project team means: Team member, PM and all stakeholders.

l   9.1 Develop HR Plan  

l     Develop HR Plan

n      通過人力資源規劃，確定專案角色、職責、彙報關係並制定人資計畫(HRP)。

n      專案角色可指定為個人或小組，而這些個人或小組可來自於專案實施組織的內部或外部。

l     Tools & Techniques

n      Organizational Theory 組織理論

u    組織如何運作的理論。

n      Organization Charts and Position Description 組織圖及職位說明書

u    Role and responsibility definitions.

u    Responsibility Assignment Matrix (RAM) / Responsibility Accountable Consult Inform (RACI)

u    RACI chart is a type of responsibility assignment matrix created during Human Resource Planning，代表團隊成員對所負責的工作包或活動的關連程度，可用來了解Staff assign的情形。

n      Networking 人際關係

u    HR networking activities。

l     Outputs

n      HR Plan

u    Roles and Respomsibility (R&R)

• Ø      將任務(Role)與責任(Responsibility)指派給利害關係人。

u    Project Organization Chart 專案組織圖

• Ø      以圖形表示專案成員上下的關係。如：回報的順序。

u    Staffing Management plan 團隊管理計畫

• Ø      專案人力的需求如何及何時應用在專案內。
• Ø      人員取得與釋出

l     Organize structure

n      權力大小：Project Manager > Project Coordinator(協調者) > Project Expeditor(促進者)

n      A project coordinator is someone who is weaker than a project manager but may have some limited decision-making power.(專案協調者仍保有一些權力)。

n      專案促進者不能做出決定。

n      Functional Organization

u    專家集中但分屬不同部門，水平溝通較困難，需透過各部門主管。

u    在跨部門的活動中，最為有效的組織。

 n      Matrix Organization

u    PM在矩陣組織最重要的功能為整合。

u    多重指揮系統，人員借調給專案，結束後歸建，但容易會有PM跟FM (Functional Manager功能經理) 的衝突[因為缺乏共識]

n      Projectized Organization

u    以專案為導向的組織，PM為該專案最大權利者。

u    專案成員在結案階段最為焦慮(因為團隊解散)

l  9.2 Acquire Project Team

l     Acquire Project Team

n      籌組完成專案工作所需的人力資源，確認人力可獲性，並取得及指派進行專案。

l     Tools & Techniques

n      Pre-assignment 先行指派

u    在Proposal或Project charter中預先定義，便可以先行指派。

n      Negotiations 協商

u    和功能(Functional)經理或是其他專案團隊協商，確認在所要求的時間可以獲取資源。

n      Acquisition 獲得

u    當組織內缺乏特定人力時，需從外部獲得。

n      Virtual Team 虛擬團隊

u    無法面對面工作，利用科技的虛擬團隊。Ex:跨國、視訊。

l         Outputs

n      Project staff assignment 專案人員指派

u    指派人員，包含全職、打工或其他性質的工作類型。

n      Resource Calendar 資源行事曆

u    記錄專案人員可工作的時間

l     Constructive Team Role 建設性的角色(PMBOK Ver 3)

n      Initiators : 發起者

n      Information seekers : 主動尋找資訊

n      Information givers : 提供資訊者

n      Encouragers : 激勵者

n      Clarifiers : 澄清問題者

n      Harmonizers : 調停者

n      Summarizers :總結者

n      gatekeeper : 協助他人參與並剃除不相干者

l     Destructive Team Role 破壞性角色(PMBOK Ver 3)

n      The aggressor : 挑釁批評者 

n      The blocker : 拒絕別人意見者

n      The withdrawer : 跳出脫離，不參與者

n      Recognition seeker :獨裁者 

n      Topic jumper : 時常變換主題者

n      Dominator : 喜歡支配者

n      Devil's advocate : 愛提出相反意見者(可以是正面或負面角色) 

l     性格個性： 

n      Facilitator(促進者)：不是預先因應的，並且可能疏於適時避免問題。

n      夢想家：關注於全貌勝於細節，可能讓細節影響到專案。

n      主管：關注於特定活動與目標，可能疏於看見產生的機會。

n      輔導顧問師：關注於協助員工雇用可能產生品質議題中新的技能及角色。

n        9.3 Develop Project Team

l     TT口訣

n      訓練,團隊發展活動,通則,集中辦公,獎賞系統,人際關係技能

n      聯想: 訓練團隊通則是集中獎賞人

l     Develop Project Team

n      改善團隊人力素質和建立良好專案工作環境與氣氛以提升專案績效。

l     Tools & Techniques

n      Interpersonal Skill 人際關係技巧(Detail in §9.4)

n      Training 訓練

u    包含所有被設計用來增強專案團隊技能、知識能力的活動

n      Team Building Activities 團隊成長活動

u    用來增進團隊效能的管理與個別活動。

n      Ground Rules 通則(規定)，生活公約

n      Co-location 集中辦公

u    安排團隊在同一處辦公，War Room是其中一種

n      Reward and recognition system 獎賞系統

u    正式的管理活動，用來達到預想的成果。

l     Outputs

n      Team Performance Assessment 團隊績效評估

u    提昇個人技能，提高團隊能力。

u    降低人員轉換率。

u    增加團隊向心力，提昇專案績效

l     Tuckman團隊發展五階段 

n      組建(Forming) → 風暴(Storming) → 正軌(Norman) → 風采(Performing) → 解散(Adjourning)

l    9.4 Management Project Team

l     TT口訣

n      衝突管理,議題紀錄,人際關係技能,觀察和交談,專案績效評鑑

n      聯想: 衝一人關機

l     Management Project Team

n      追蹤績效，提供指導回饋，協助解決問題，藉由適當管理達到專案績效。

l     Tools & Techniques

n      Conflict Management 衝突管理

u    衝突種類：
因為人際互動產生，通常是有利的，是變更時所產生的自然結果，可以被管理。

u    衝突發生的原因由高到低排列如下：(與時間相關的較高)

• Ø      Schedules
• Ø      Project Priorities
• Ø      Resources
• Ø      Technical Opinions
• Ø      Cost
• Ø      Personality

u    衝突解決方法(Confronting最好，Forcing最差)

• Ø      Problem solving(Confronting) 面對/解決問題 [雙贏]
• Ø      Compromise 妥協：雙方各退一步 [雙輸]
• Ø      Smoothing 調和/安撫：暫時以都有的共通方法解決
• Ø      Withdrawal 撤退：暫時停止，等下次再談 [問題沒解決]
• Ø      Forcing 強制：外力介入解決 [一輸一贏]
• Ø      Collaborating 合作：融入多方觀點及見解，獲得共識

n      Issue Log議題記錄

u    給團隊成員使用，可以作為Lesson Learned之用

n      Interpersonal skills 人際關係技巧

u    Management Styles

• Ø      Autocratic 獨裁式
  優點：目標明確，決策快
  缺點：士氣低落，獨裁
• Ø      Laissez Fair 放任式 [PMI討厭的方式]
  優點：具創造性，士氣高
  缺點：目標不明確，決策不明
• Ø      Democratic 民主式 [PMI喜歡的方法]
  優點：團隊願意參與，目前普遍的方式。
  缺點：目標不一定正確，決策慢

u    Forms of Power 權力種類

• Ø      Formal 正式：由組織階層所賦予的權力
• Ø      Reward 獎勵：對績效好的進行獎勵，ex：加薪
• Ø      Penalty 懲罰：懲處，ex：扣薪、扣假
• Ø      Expert 專家：專業知識所具有的權力
• Ø      Referent 潛示：因為他人所獲得的權力，ex:後台
• Ø      最好的權力種類是Expert和Formal
• Ø      因為PM地位(Position)所得到的權力是Formal, Reward和

n      Observation and Conversation 觀察與交談

n      Project Performance Appraisals 專案績效評估

l     Maslow Hierarchy of Needs
馬斯洛的需求層次理論(高->低) 

n      Self Actualization 自我實現

n      Self Esteem 自尊

n      Social 社交(Belonging)

n      Safety 安全

n      Physiological 生理

l     McGregor’s Theory – 麥奎格XY理論 

n      X理論-人性本惡

u    懶惰、以自我為中心，需要用控制來管理

n      Y理論-人性本善

u    有志向，可負責任，需要給予一個環境讓他們發揮

l     Herzberg’s Motivation Theory – 海茲柏格激勵理論 

n      Hygiene factors must be present for motivational factors to work.
必須有激勵因素才會有保健因素產生

n      Hygiene 保健因素：基本要件，如：薪水

n      Motivation 激勵因素：外加的因素，如：加薪

l     David McClelland –麥可連需求理論 

n      Affiliation 歸屬需求：和諧的人際關係與友誼

n      Power 權力需求：控制影響他人的需求與企圖

n      Achievement 成就需求：達成目標或超越他人

l     吉爾特·霍夫斯塔德（Hofstede）的跨國文化理論 

n      權力距離：對社會中權利分配不平等的接受程度。

n      個人主義：個人對於人際關係的認同與重視程度。

n      男性與女性氣質：男性氣質有益於權力、控制、獲取等社會行為，女性氣質文化有益於個人、情感以及生活質量。

n      避險程度：忍受不確定性和模糊的狀況。低避險程度可接納較高風險，高避險程度則會傾向避開風險。

n      長/短期取向。長期：著眼於未來的價值取向。短期：著眼於眼前的價值。

l     Expectancy theory期望理論 

n      Expectancy 績效期望：期望努力所以可以達成的績效表現。(要付出多少努力可以換來預期的績效表現?)

n      Instrumentality 回報期望：期望達成的績效可以換得的回報。(這樣的績效表現可以換來什麼回報?)

n      Valence 回報價值：預期所換得回報對個人的價值。(這樣的回報對自己有什麼好處?)

l         Paul Hersey情境領導理論 

n      專案早期階段: 使用指導(Directing)方法

n      獲得動能階段: 專案開始演進，使用訓練(Coaching)

n      重大工作完成: 動能最大且經歷許多工作成就，使用促進(Facilitating)

n      專案結束階段: 使用支持(Supporting)

l         月暈理論(Hole Theory):

n      一個在某專門領域好的員工，在其他領域也會是一個好員工。
換句話說，PM只因其在領域內表現良好，而不管其在專案管理的背景培訓如何。

• 相關連結：

Joe's PMP筆記：
PMP應考指南
CHAP 4 Integration
CHAP 5 Scope
CHAP 6 Time
CHAP 7 Cost
CHAP 8 Quality
CHAP 9 Human Resource
CHAP 10 Communication
CHAP 11 Risk
CHAP 12 Procurement