Chap 12 Procurement Management

l         Procurement Management

n      採購:自團隊外購買或獲得所需要的產品、服務。

n      Getting work done by people outside the project team

n      需注意買賣方角色,在PMP中多以買方角色為主。

n      一種風險轉移(Transfer)工具,另一常用風險轉移工具是保險。

n      PM必須確認專案風險有定義在採購合約中。

 

l    12.1 Plan Procurements

l     Plan Procurement

n      確定哪些需求可以透過從專案組織之外得到滿足(外購)、哪些專案需求是可以自行達成(自製)的流程。

n      涉及到考慮是否需要採購、如何採購、採購什麼、採購多少、以及何時採購

 

l     Tools & Techniques

n      Make or Buy Analysis 自製或外購分析

u    需考量長期效益。預算也會影響決策。

u    核心及保護智慧財產權,需選擇自製。

u    選擇外購需可降低風險,減少成本。

n      Contract Types 合約形式

u    Fixed Price(Lump Sum) 固定價格/總金額/價格標

  • Ø      需明確定義合約內容,避免廠商偷工。
  • Ø      優點:買方風險低,較少管理,全部價格為已知。
  • Ø      缺點:需費力在制定規格,賣方的變更請求及縮減工作
  • Ø      適用時機:範疇清楚定義,不需查賣方發票,買方較少管理工作。
  • Ø      FFP: Firm Fixed Price 確實固定成本[賣方風險最高]
  • Ø      FPIF: Fixed Price Incentive Fee 固定費用加激勵
  • Ø      FPEPA: Fixed Price with Economic Price Adjustment 固定費用外加經濟價格調整(補貼賣方)

u    Cost-Reimbursable 成本可償還/實報實銷

  • Ø      支付賣方成本及賣方利潤
  • Ø      優點:買方不需費力建立範疇
  • Ø      缺點:買方風險高,需稽核賣方發票,需管理賣方,全部成本未知。
  • Ø      適用時機:範疇定義未知,需要賣方專業能力。
  • Ø      CPIF: Cost Plus Incentive Fee 成本加激勵[Cost down最好選擇]
  • Ø      CPFF: Cost Plus Fixed Fee 成本加固定費用[買方風險最高,但最常用]
  • Ø      CPAF: Cost Plus Award Fee 成本加授與費用[Check後才可領錢]

u    Time & Material (T&M) 時間及材料合約/按件記酬

  • Ø      單位價格以訂定,但並不知全部成本
  • Ø      優點:建立迅速
  • Ø      缺點:全部成本未知,需每天監督。
  • Ø      適用時機:小成本專案,短期,緊急時,工作範疇不完全,追加人員。

u    風險分配

u    風險在買方 ß———————————à 風險在賣方
CPFF < CPIF < CPAF  < T&M  < FPEPA < FPIF < FFP

加固定 加激勵 加授與 時間材料 經濟可調 激勵 固定

u    合約比較

 

成本可償還

時間及材料

固定價格

SOW

粗略

粗略

詳細

Risk

買方

買方

賣方

總價

未知

未知

已知

稽核發票

需要

不需要

不需要

賣方利潤

已知

未知

未知

 

l     Outputs

n      Procurement Management Plan

u    如何研擬採購文件、執行採購、管理採購及結束採購

n      Make or Buy Decision 自製外購決策

u    描述哪些產品或服務必須自團隊外獲得,或是自行製造。

u    必須包含保險條約及效能承諾

n      Procurement Statement of Work 採購工作聲明

u    描述採購標的及賣方是否有能力提供。

u    必須包含規格、期望品質、性能

n      Change Request 變更請求

n      Procurement documents

u    Invitation For Bid (IFB)投標邀請書

  • Ø      對於專案的總價格,適用於固定價格合約

u    Request For Proposal (RFP)提案邀請書

  • Ø      對於專案的技術規格及價格,適用於成本償還合約

u    Request For Quotation (RFQ)報價邀請書

  • Ø      對於專案的單位價格,適用於時間&材料合約

n      Source Selection Criteria 來源評選標準

u    用來評估建議書的標準,如:價格,技術,保固

u    可使用Evaluation Criteria 來評選。

 

l      12.2 Conduct Procurement

l     Conduct Procurement 執行採購 

n      專案團隊會收到標單或建議書,應用先前制定的選擇準則選擇一家或多家合格賣方。

n      針對主要的採購項目,要求賣方回應和評估回應,此流程可重複進行。

n      合格賣方清單可以根據初步建議書來決定,進一步的評估則依據清單上賣方所提出更特定且廣泛的需求文件。

 

l     Tools & Techniques

n      Internet Search 網路搜索

u    可搜索貨品或是現成(Off the Shelf)的項目[固定總價時採用]

u    不可用於高風險或高複雜度的採購等,需嚴密監控的專案。

n      Advertising 廣告

u    擴大賣方清單,增加選擇性。

n      Bidder Conference 投標者/承包商/投標前會議

u    確保所有投標人立足點平等,並對標案有清楚共通了解。

u    可依據投標商的問題,修正(amendments)採購文件。

n      Independent Estimate 獨立估計

u    又名:Should Cost Estimate 合理成本估計

u    定義底標,由採購組織或外部專業檢查賣方的價格。

u    在注重價格時常用

u    當價格與估計有落差表示:

  • Ø      工作聲明(SOW)不適當
  • Ø      賣方誤解SOW
  • Ø      賣方未完整回應SOW

n      Proposal Evaluation Technique 建議書評估技術

u    依據條件篩選(Screening)加權標準審查,評估賣方回應

u    選出得標廠商,合約授與前,需得到管理階層的核准

n      Procurement Negotiation 採購談判/合約(Contract)談判

u    簽約前,澄清合約架構、需求及互相達成協議。

u    PM目的在求得公平合理的價格,而非求得我方最大利益

u    PM用來與賣方發展良好的關係

u    採購的主要談判者為採購經理,並非PMPM要提供採購策略、資料及風險。

u    如果為單一或唯一來源時,需主要考量賣方的財務穩定度!

u   非競爭型採購主要考量為賣方的資格。

l         Outputs

n      Selected Sellers 選擇的賣方/得標者

u    對於評選出的賣家進行合約談判。

n      Procurement Contract Award 採購合約授予

u    正式約束的協議,強制賣方必須提供規定的物品,買方必須付款。

u    屬法律上的關係,受到法院管束。

u    需指定誰有資格代表簽訂合約

u    合約變更必須以書面且正式的形式

n      Resource Calendar 資源行事曆 

 

l     12.3 Administer Procurement

l     Administer Procurement採購管理 

n      確保雙方履行合約義務,並確保自身合法權利得到保障。

n      確保賣方績效符合採購需求、買方按照合約條款履約。

n      因合約具法律效力,管理任何採購都要明白其法律意涵。

n      對使用多個產品、服務及成果供應商的大型專案來說,合約管理的關鍵之一是管理各供應商之間的介面。

 

l     Tools & Techniques

n      Contract Change Control System 合約變更控制系統

u    定義變更流程,屬於整合變更控制(Integreted Change Control, ICC)的一部分

u    外加部分如未包含在原合約內,應該就新的部分談新合約

n      Procurement Performance Review 採購績效審查

u    與合約比較,確認賣方交付物的範疇及品質,是否在成本及時程內?

n      Inspection and Audit 檢驗與稽核

u    合約中應載明買方有權力進行檢驗與稽核

u    採購執行期間,確認賣方的工作流程及交付物符合需求。

n      Performance Reporting 績效報告

u    提供給管理階層,賣方是否有達成合約目標。

n      Payment System 付款系統

u    依照合約,經審查後,由帳款支付系統(Account Payable System)付款給賣方。

n      Claim Administration 爭議管理

u    爭議性的變更(ex:索陪、爭議)必須要文件化控管,在合約生命週期中管理。

u    賣方未依合約執行應先發Default letter,不能片面停止付款(已完成的部份還是必須付款)

u    不可因買方本身問題而停止付款

n      Records Management System (RMS) 記錄管理系統

u    PM可用此管理合約及採購相關文件

u    屬於專案管理資訊系統(Project Management Information System, PMIS)的一部分。

 

l     Outputs

n      Procurement Documentation 採購文件集

u    準備合約結案的資料,包含採購合約、時程、申請但尚未核准的合約變更、已核准的變更請求。

u    也包含賣方技術文件、績效資訊、財務文件(發票、付款記錄)以及依據合約執行的檢驗結果。


l   12.4 Close Procurement

l     Close Procurement

n      結束採購流程支援結束專案或階段(4.6)流程,因為涉及驗證所有工作和交付項目是否可以驗收。

n      注意Input會用來與成果比較。

n      合約提前終止是合約結束的特例,可由雙方協商一致產生或因一方違約產生。雙方在提前終止情況下的責任和權利在合約終止條款中規定。

n      依據合約條款,買方可有權隨時終止整個合約或部分項目(不論原因)。但基於合約條款,買方可能需要對賣方進行賠償,並就已完成和驗收的相關工作支付報酬。

 

l     Tools & Techniques

n      Procurement Audit 採購稽核

u    用來識別採購合約準備與管理是否成功

u    使其他採購任務可以借鑑成功之處。

n      Negotiated Settlements 談判解決

u    爭議及申訴先經由談判解決

u    談判無法解決可採備用爭議處理方法(Alternative Dispute Resolution, ADR)解決,包含調解或仲裁。

u    法律訴訟是最後一條路

u    談判 調解&仲裁 法律途徑

n      Records Management System(RMS) 記錄管理系統

u    PM可用此管理合約及採購相關文件

u    屬於專案管理資訊系統(Project Management Information System, PMIS)的一部分。

 

l     Outputs

n      Close Procurement 結束採購

u    買方交給賣方正式文件,表合約完成。

u    正式結束採購的需求會在合約中定義,也包含在採購管理計畫中。

u    一個專案內可能會有多個Close Procurement,在所有合約結束後才會Close Project

 

  • 相關連結:
Joe's PMP筆記:
PMP應考指南
CHAP 4 Integration
CHAP 5 Scope
CHAP 6 Time
CHAP 7 Cost
CHAP 8 Quality
CHAP 9 Human Resource
CHAP 10 Communication
CHAP 11 Risk
CHAP 12 Procurement 

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